Welche Lösungen braucht es, um unter Forschenden, Lehrenden, Studierenden und der Verwaltung eine verlustfreie und schnelle Kommunikation zu garantieren? In diesem Blogbeitrag beschreibt Alexa Boeckel, Mitarbeiterin der Leuphana Universität Lüneburg und Redakteurin des GITZY Magazine, ihre Universität der Zukunft. 

Die Vision einer digitalen Universität

Ich träume von einer Utopie an dem Ort, an dem ich momentan die meiste Zeit verbringe: Der Universität. Ich träume von einem physischen Ort, der digitale Synergien schafft, online Menschen mit ähnlichen Interessen vernetzt und Zusammenarbeit erleichtert.

Universitäten sind Orte des Denkens, der Reflektion und Innovation. Hier arbeiten viele smarte Köpfe mit verschiedenen Perspektiven und Wissensschätzen. Im Zeitalter der Industrie 4.0, der Blockchain und der künstlichen Intelligenz sollten wir in der Lage sein, diese Brainpower zu nutzen, ihr die Möglichkeit zu bieten sich zu entfalten und endlich den digitalen Nährboden für zukünftige Entwicklungen bereitstellen. Ich träume davon, dass Bedürfnisse der universitären Statusgruppen digital erfüllt werden bei Einhaltung der wertvollen Datensicherheit.

Wo befinden wir uns gerade?

Die universitären Statusgruppen (Studierende, Professor*innen, wissenschaftliche Mitarbeitende und sonstige Mitarbeitende) nutzen bereits einzelne digitale Lösungen für die Befriedigung einiger Bedürfnisse. Studierende kommunizieren über Whatsapp, Facebook und Slack, schreiben ihre Hausarbeiten über Google Drive und tauschen Mitschriften über Dropbox. Forschende gewähren sich gegenseitig Zugriff auf Forschungsergebnisse über researchgate, verschicken erste Entwürfe des neuen Papers per Mail und schreiben kollaborative Forschungsanträge über Google. Lehrende entdecken die Vorteile von MOOCs und Blended Learning Formaten sowie Online-Plattformen zur Verwaltung von Kursen und Kursinhalten. Sobald Veranstaltungen oder Konferenzen organisiert werden, kommen Projektmanagementtools wie Trello und Asana zum Einsatz. Einen ersten Überblick über nutzbare digitale Tools in der Wissenschaft und in der Lehre gibt der Blog Connected Researchers.

Aber wie sieht es innerhalb der universitären Strukturen aus und zwischen den Statusgruppen? Wie verhält es sich mit der Digitalisierung von Verwaltung und dem Management von Forschungsprojekten? Nach einiger Recherche zu dem Thema digitale Prozesse und Plattformen im universitären System stellte ich fest, dass ganzheitliche Plattformlösungen nicht vorhanden sind. Es gibt zwar Bestrebungen verschiedener Universitäten zur papierlosen Verwaltung und der elektronischen Studierendenakte (Georg-August-Universität Göttingen), neue Professuren mit dem Forschungsgebiet E-Government (Universität zu Lübeck) und Campus-Management-Systeme, aber keine Software, die alle Bereiche verbindet und Kollaboration ermöglicht.

Die Problematik der fehlenden Schnittstellen bzw. der ganzheitlichen Plattform zeigt sich im Detail: Durch die unterschiedlichen Kommunikationskanäle (Whatsapp/ Facebook/ E-Mail/ Aushänge) werden wichtige Hinweise nicht wahrgenommen und falsche Informationen unter Studierenden unbemerkt verbreitet. Verschiedene Managementsysteme können keine Daten übertragen, erschweren den Austausch und es entsteht Reibungsverlust. In der Verwaltung treffen Papier und Datenbanken aufeinander, die Hauspost kollidiert mit dem E-Mail-Anhang und Informationen können nicht zentral eingesehen werden.

Diese Reibungsverluste existieren innerhalb einer Statusgruppe (Studierende ohne Smartphones oder Facebook), zwischen den Statusgruppen (Verwaltung und Forschung) oder innerhalb von Forschungsprojekten, welche universitätsübergreifend angelegt sind. Zu dem Schnittstellenproblem gesellt sich die Datensicherheit. Die fragmentierten Lösungen bieten teilweise keinen Datenschutz an, sind nicht sicher vor digitalem Diebstahl und Manipulation. Forschungsergebnisse, die sich im Zweifelsfall mit dem Speichermedium beschäftigen und dies kritisch hinterfragen, sollten nicht unter fragwürdigen datenrechtlichen Bedingungen auf US-amerikanischen Servern hinterlegt werden.

Der Status quo ist deutlich: Es werden unfertige Lösungen genutzt, die nicht miteinander kommunizieren können. Durch welche unbefriedigten Bedürfnisse wird das aktuelle Verhalten geprägt?

Welche Bedürfnisse sind vorhanden?

Die diverse Anwendung von Plattformen und Software entsteht hauptsächlich durch die Vielfalt an Anforderungen der Statusgruppen: Studierende beschäftigt die Wahl der Kurse, die Verwaltung von Prüfungsleistungen, der Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung von Literatur, der Austausch mit Kommiliton*innen und das kollaborative Verfassen von Seminararbeiten.

Forschende auf allen Ebenen benötigen Dokumentenmanagementsysteme, welche eine kollaborative und zeitechte Bearbeitung der Daten ermöglichen, da die meisten Forschungsprojekte von mehreren Wissenschaftler*innen begleitet werden und international ausgerichtet sind. Zudem benötigt es Projektmanagementplattformen zur Planung und Durchführung von Forschungsprojekten, in die auch Praxispartner*innen eingebunden werden können. Dazu kommt die Verwaltung von Literatur, welche ebenfalls für das Forschungsteam erreichbar sein muss.

Lehrende geben jedes Semester Kurse mit neuen und alten Inhalten und der Austausch mit anderen Lehrenden passiert meistens mündlich. Der Zugriff auf bereits erarbeitete Inhalte ist nicht möglich, außer der*die Kolleg*in ist bekannt. Prüfungsleistungen werden immer noch per Post verschickt und Änderungen im Stundenplan werden per Mail kommuniziert. Mitarbeiter*innen in der Verwaltung sind auf veraltete und unflexible SAP Systeme angewiesen, müssen sich Unterschriften offline und auf Papier einholen. Einige Prozesse ziehen sich über Wochen, weil Informationen nicht zentral gespeichert sind und die zuständige Person im Urlaub ist. Folglich ist der Bedarf äußerst divers, aber nicht konträr.

Was brauchen wir um diese Bedürfnisse zu erfüllen?

Ich wünsche mir eine Open Source Lösung, die das universitäre Ökosystem abbildet, auf eigenen Servern gehostet werden kann und die fakultäts- und gruppenübergreifende Synergien schafft.
Damit Synergien entstehen können, benötigt es verschiedene Features:
Zuerst benötigt es eine Kommunikationsplattform, welche direkte und gruppierte Nachrichten austauschbar macht, ähnlich wie Slack oder Rocket Chat. Dafür benötigt es Strukturen, die nach Statusgruppen einerseits und organisatorischer Zugehörigkeit andererseits unterscheiden können.

Studierende können so von Erfahrungen älterer Kommiliton*innen profitieren, welche bereits im Ausland waren oder die gefürchtete Statistikklausur bestanden haben. Veranstaltungen können in zentralen Kanälen universitäts- oder fakultätsweit angekündigt werden und Jobs werden in studiengangsbezogenen Kanälen ausgeschrieben. Professor*innen können ihre studentischen Hilfskräfte formlos und direkt über neue Aufgaben in Kenntnis setzen und diese in einem Taskmanagement verwalten. Dieses Taskmanagement kann wiederum für Forschungsprojekte oder den Formulierungs- und Reviewprozess eines Papers eingesetzt werden. Dieses Paper wird in einem kollaborativen live Editor bearbeitet und ist mit einem Literaturmanagementsystem verknüpft, sodass Literaturverweise schnell und unkompliziert eingesetzt werden können. Die verwendete Literatur ist zudem les- und kommentierbar für alle an dem Forschungsprojekt Beteiligte*n.

Alle Lehrenden, die bereit sind ihre Lehrmaterialien nach Themengebieten gruppiert universitätsintern zur Verfügung zu stellen, könnten sich Inspirationen und Inhalte von Kolleg*innen beschaffen und sich selbst Arbeit ersparen. Dies würde sich zudem auf die Forschung auswirken, da ein besseres fakultätsübergreifendes Verständnis über die jeweiligen Lehr- und Forschungsbereiche entstünde und interdisziplinärer Austausch würde gefördert werden.
Eine weitere Herausforderung ist die Schnittstelle zwischen Wissenschaftler*innen und der Verwaltung. Oftmals sind Abläufe bestimmter Prozesse nicht klar (beispielsweise die Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften) und es müssen mehrere Personen kontaktiert werden, bis die richtige Ansprechperson gefunden ist. Dafür können Entscheidungsbäume in Verbindung mit einer mehrsprachigen Datenbank eingesetzt werden, die zu den richtigen Informationen und Ansprechpartner*innen führt. Und: es gibt mehrere Foren, in denen nachgeschaut werden kann, ob eine andere Person diese Frage nicht auch schon gestellt hat.
Diese ganzheitliche Plattform sollte für alle Universitäten zur Verfügung stehen (open source), damit eine universitätsübergreifende Kooperation einfacher wird und die investierte Entwicklungszeit sich für alle Beteiligten lohnt.

Universitätsübergreifende Kooperation als Lösung

Wir brauchen eine digitale, offen zugängliche, flexible, unabhängige und datensichere Lösung für die offenen Bedürfnisse der universitären Statusgruppen. Diese möchte ich gemeinschaftlich mit mehreren Universitäten entwickeln, damit sie einen breiten Anforderungsbereich abdeckt. Und weil wir endlich bundesweit voneinander lernen sollten.

Sollten sie also weitere Lösungen kennen, an einer Kooperation interessiert sein oder Interessierte im Netzwerk haben, melden sie sich gerne unter boeckel@leuphana.de.

Alexa Böckel
boeckel@leuphana.de
04131 6771964
Leuphana Universität Lüneburg