Welche Softwarelösungen werden in den diversen Arbeitsbereichen an Hochschulen eingesetzt – und wie zufrieden sind die Nutzer:innen? Die Umfrage des ZKI-Arbeitskreises “IT-Strategie und -Organisation” richtete sich an Einrichtungen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Aufgrund großen Interesses wurde die Umfrage aus dem Jahr 2021 wiederholt und erweitert. Neben der Ermittlung genutzter Betriebs- und Lizenzmodelle wurden auch die Zufriedenheit und künftige Umstrukturierungspläne erfasst. Insgesamt werden in 53 % der Fälle kommerzielle Lizenzen genutzt; demgegenüber stehen 31 % reine Open-Source-Lizenzen. Das Spektrum der genutzten Lösungen unterscheidet sich stark nach Arbeitsbereich (Kategorie). So wird oft auf dasselbe Content Management System zurückgegriffen, während verschiedene Chat- und Videokonferenz-Lösungen zur Anwendung kommen. Die vollständigen Ergebnisse sind in einer Publikation von Malte Dreyer (HU Berlin) nachzulesen.

Die Umfrage umfasste insgesamt 18 Arbeitsbereiche (Kategorien) wie Chat, Mail, CMS oder Wissensmanagement. Für alle Kategorien wurden dieselben sechs Fragen gestellt, darunter “Welche Lösung setzen sie ein?” und “Soll die Software abgelöst werden und wenn ja, durch was?”. Daneben wurden Informationen zu den teilnehmenden Einrichtungen erfasst, z.B. Hochschultyp und Größe.

Die einzelnen Kategorien unterschieden sich deutlich in Bezug auf das Spektrum der eingesetzten Software-Lösungen. Einige Kategorien sind stark von einzelnen Anwendungen geprägt, die in mindestens 60 % der Fälle zum Einsatz kommen (bspw. Typo3 in der Kategorie CMS). Demgegenüber verfügen in Kategorien wie Chat- oder auch Videokonferenzlösungen mehrere Anwendungen über größere Anteile. Bei fast 50 % der Softwarelösungen wird auf Hosting und Betrieb vor Ort gesetzt, ergänzt durch 11 % mit Hosting vor Ort und Betrieb von externer Seite. Rund ein Viertel der Lösungen wird extern gehostet und betrieben.

Bei den Lizenzmodellen liegen insgesamt die kommerziellen Lizenzen mit 53 % an erster Stelle. Die Open-Source-Lizenzen kommen auf 31 %; zählt man jedoch auch hybride Lizenzen zu Open-Source-Lizenzen, liegt der Wert bei 43 %. Einzelne Kategorien können jedoch stark davon abweichen. So überwiegen in den Kategorien LMS, Projektmanagementsoftware, Videomanagement, Sync and Share sowie Ticket- /Incident Management klar die Open-Source- und Hybrid-Lizenzen.

Im Vergleich der Hochschultypen fallen Abweichungen bei einigen wenigen Kategorien auf. Für Chats etwa wird Microsoft Teams von über 50 % der teilnehmenden Hochschulen für angewandte Wissenschaften genutzt, jedoch nur von ca. 25 % der Universitäten. Oft zeigen sich Unterschiede beim Einsatz von bestimmten Softwarelösungen in Abhängigkeit von der Größe der Einrichtung. So werden z.B. Zammad oder VIMP eher nur von Einrichtungen mit bis zu 5000 Studierenden eingesetzt, Seafile oder Clarivate Converis dagegen überwiegend von größeren Einrichtungen mit über 15.000 Studierenden. Auffällig ist weiterhin, dass viele Einrichtungen mehrere Softwarelösungen für die meisten Kategorien betreiben und das nicht nur, wenn ein Wechsel der Lösung bevorsteht. Beispiele hierfür sind die Kategorien Backup oder Videokonferenzen.

Inhalte der Umfrage

Die Umfrage umfasste 18 Kategorien, für jede Kategorie wurden einheitliche Fragen gestellt:

1. Welche Lösung setzen Sie ein?
2. Ist das System kommerziell, Open Source, selbst entwickelt oder hybrid?
3. Wie betreiben Sie das System? Intern, extern oder gemischt?
4. Wie zufrieden sind Sie mit der Lösung? (Skala von 1 – sehr unzufrieden bis 10 – sehr zufrieden)
5. Soll die Software abgelöst werden und wenn ja, durch was?
6. Welche Kommentare haben Sie?

Die folgenden Software-Kategorien wurden abgefragt:

• Backup-Software
• Campus Management
• Chat / Instant Messaging
• CMS – Content Management System
• DMS – Document Management System
• FIS – Forschungsinformationssystem
• ITSM – IT-Service-Management
• Kalender
• LMS – Learning Management System
• Mail • Projektmanagement
• RM – Ressourcen Management
• Sync-n-Share
• Ticket- /Incident Management
• Veranstaltungsmanagement
• Videokonferenzen
• Videomanagement
• Virtualisierung / IaaS
• Wissensmanagement

Neuerungen im Vergleich zur Umfrage 2021: Die Ergebnisse derjenigen Kategorien, die bereits in der Umfrage 2021 erhoben wurden, konnten in diesem Jahr als auswählbare Antworten genauer erhoben und ausgewertet werden. Neue Lösungen wurden lediglich als Freitextantworten erfasst. Die neuen Kategorien “ITSM” und “Veranstaltungsmanagement” konnten ebenfalls nur mit Freitexten beantwortet werden. Eine tiefergehende Analyse dieser Lösungen ist damit erst bei der nächsten Erhebung möglich.

Weitere Abfragen: Hochschultyp, Sitz der Hochschule (Land/Bundesland), Anzahl Studierende

Umfrageteilnehmer:innen und Umfragezeitraum: Hochschuleinrichtungen aus Österreich, der Schweiz und Deutschland. Aus Deutschland haben sich Hochschulen aus allen Bundesländern beteiligt. Die Umfrage war über den Sommer vom 20. Juni 2022 bis zum 21. August 2022 freigeschaltet und erhielt Angaben von 142 Einrichtungen zu fast 2400 eingesetzten Softwarelösungen. 

Hier geht es zu den vollständigen Ergebnissen.